Quản Lý Dự Án Trên Một Trang Giấy

Clark Campbell đã viết cuốn sách này nhằm giúp bạn quản lý tốt hơn công việc của mình. Ông chia sẻ một hình mẫu tổ chức hết sức thú vị và những bí quyết quản lý thành công nhiều dự án trong vòng 10 năm qua – từ những dự án đơn giản cho tới những dự án có tính chất quyết định tới sự tồn tại của công ty. Dù đó là dự án đơn thuần vật chất hay trí tuệ, chuyên môn kỹ thuật hay đơn giản dễ hiểu, có phạm vi rộng hay hẹp thì cuốn sách này cũng sẽ giúp bạn kiểm soát và tổ chức con người nhằm hoàn thành dự án đúng tiến độ.

Bạn là ai? Là một nhà quản lý dự án, một vị Phó Chủ tịch phụ trách chức năng, một trưởng nhóm kinh doanh, một Giám đốc Điều hành, bất kỳ ai với trách nhiệm hoàn thành công việc hoặc quản lý quy trình. Bạn sẽ thấy cuốn Quản lý dự án trên một trang giấy là một công cụ không thể thiếu được. Quản lý dự án trên một trang giấy cho thấy một bức tranh tổng thể về các mục tiêu, tiến độ dự án, trách nhiệm, phân bổ nguồn lực, ủy quyền, chi phí và những vấn đề liên quan. Công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy hỗ trợ đắc lực cho những ai đang trong giai đoạn khó khăn của dự án, hài hòa tất cả các khía cạnh trong làm việc nhóm. Mặc dù đối với các dự án có quy mô lớn cần có những công cụ phức tạp hơn, song chúng ta có thể sử dụng nhiều lần công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy nhằm tạo ra một chuỗi các dự án nhỏ sử dụng công cụ này để đạt được kết quả tốt nhất.

Công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy cho phép Giám đốc Dự án hình dung được những điều cần thực hiện và làm thế nào để thực hiện điều đó. Đối với những người chủ dự án hoặc các nhà lãnh đạo, thông tin thường xuyên về tình trạng của dự án mới là quan trọng.

Vào giữa những năm 1990, chúng tôi bắt đầu quan tâm đến chất lượng làm việc nhóm trong công ty. Chúng tôi nhận thấy rằng mọi người có thể đi theo những hướng trái ngược nhau, làm việc một cách siêng năng theo những sáng kiến mâu thuẫn với những sáng kiến của người khác, hoặc không phù hợp với những quy trình hiện tại. Các chi phí cơ hội mất đi là một mối quan tâm thực sự. Để khắc phục tình trạng này, chúng tôi đã thuê một chuyên gia đào tạo về quản lý dự án từ Hiệp hội Quản lý Mỹ đến để giảng dạy cho tất cả các giám đốc và trưởng bộ phận của chúng tôi về quản lý dự án. Sau đó, nhóm do Clark Campbell lãnh đạo đã xây dựng lên một phương pháp luận của Công ty O.C. Tanner về quản lý dự án. Đó là một nỗ lực vượt bậc, nhưng chúng tôi đã sớm nhận ra rằng phương pháp đó chẳng mang lại lợi ích ngoài hàng ngàn những báo cáo dài dòng và tốn kém giấy mực. Chúng tôi đã phải xếp xó hệ thống quản lý dự án trước khi nó “xếp xó” chúng tôi.

Sau đó Clark đã tạo ra Quản lý dự án trên một trang giấy và sử dụng nó để xây dựng lên một trung tâm phân phối trị giá 10 triệu đô la cho công ty. Dự án này có bốn hạng mục – tòa nhà, hệ thống máy tính và các ứng dụng, hệ thống lưu trữ và truy cập dữ liệu tự động và các quy trình phân phối. Clark đã phân công mỗi hạng mục này cho một nhà quản lý, mỗi người trong số họ đã sử dụng công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy cho công việc cụ thể của mình. Clark đã đưa cho tôi một bản Quản lý dự án trên một trang giấy cập nhật định kỳ hàng tuần về tình trạng của dự án trong suốt những năm thực hiện dự án. Sau một hoặc hai tuần, tôi đã có khả năng nhìn thoáng qua công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy và nắm bắt tất cả những tiến triển, những vấn đề đáng chú ý. Các cuộc họp dự án của chúng tôi trở nên ngắn gọn hơn, đi thẳng vào trọng tâm. Với vai trò là Chủ tịch, tôi đã có thể báo cáo cho Giám đốc Điều hành, Hội đồng quản trị của chúng tôi ngắn gọn và đầy đủ về dự án mà không cần đến bất kỳ sự hỗ trợ nào từ phía các nhà quản lý dự án. Với vai trò là người chịu trách nhiệm cuối cùng về sự thành công của dự án, tôi đã nhận ra rằng việc sử dụng công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy đã khiến cho việc tài trợ một dự án trở thành một niềm vui thay vì là một gánh nặng đối với tôi.

Điều này đã diễn ra trong suốt 10 năm vừa qua. Cho dù một dự án đó là thay hệ thống máy tính cũ kỹ sang một hệ thống hoàn toàn mới, sửa sang lại các mẫu hóa đơn và các khoản phải thu, hay phát triển các sản phẩm mới dựa trên nền phần mềm, công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy đã chứng tỏ đây là một công cụ quản lý có giá trị.

Có hai điều mà bạn có thể làm để cải tiến phương pháp quản lý dự án của mình, đó là thuê Clark Campbell hoặc đọc sách của ông và ứng dụng công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy. Thuê Clark thì hơi khó vì ông ấy không phải lúc nào cũng sẵn có cho bạn. Bạn hãy thử lời khuyên thứ hai của tôi.