4 Bước Giải Quyết Vấn Đề

Vấn đề là gì?

Năm 2014, Công ty sản xuất máy gặt lúa GALUA sản xuất được 1.000 chiếc và họ quyết tâm sẽ tối ưu dây chuyền sản xuất để tăng lên 1.100 chiếc vào cuối năm 2015.

Thực tế hiện tại đang ở mức thấp là 1.000 chiếc, còn mong muốn trong tương lai, sau một năm, là nâng lên tới 1.100 chiếc. Nếu muốn đạt được mong muốn đó, chúng ta không còn cách nào khác là phải tìm hiểu những vấn đề gì ngăn cản chúng ta đạt được mong muốn và tìm cách giải quyết nó. Vậy khoảng cách trong ví dụ trên chính là một vấn đề. Khái quát hóa lên, vấn đề là khoảng cách giữa thực tế hiện tại và mong muốn trong tương lai. Vấn đề đó cần được giải quyết hay loại bỏ để chúng ta đạt được mục tiêu của mình.

Rất nhiều vấn đề trong cuộc sống hằng ngày của chúng ta hoàn toàn có thể định nghĩa như vậy. Một ví dụ khác là Quân, năm nay học lớp 11, muốn nâng điểm số trung bình chung học tập của mình từ 8,0 trong học kỳ I lên 9,0 trong học kỳ II. Vấn đề cần được giải quyết, cũng vẫn là một khoảng cách

Nhưng khoảng cách không chỉ là giữa một mức thấp hơn ở hiện tại và mức cao hơn trong tương lai, nó còn có thể đi theo chiều ngược lại. Ví dụ như khi Bệnh viện Hoàn Hảo muốn giảm số lượng phàn nàn của bệnh nhân về chất lượng dịch vụ của bệnh viện từ 50 ca (mức cao) một năm xuống còn 30 ca (mức thấp hơn) một năm

Đối với mọi doanh nghiệp, vấn đề cần giải quyết chính là loại bỏ sự lãng phí trong việc sử dụng tài nguyên. Trong trường hợp trên, Công ty GALUA có thể nâng cao sản lượng bằng cách loại bỏ những quy trình không mang lại giá trị trong quá trình sản xuất mà không cần phải gia tăng số lượng công nhân, dẫn đến tăng lợi nhuận và tăng năng suất. Hay đối với Bệnh viện Hoàn Hảo, bằng cách rà soát và cải tiến các quy trình dễ gây lỗi dịch vụ, bệnh viện có thể giảm số lượng phàn nàn. Qua đó, tiết kiệm được nhân lực để làm những công việc khác có ích hơn, tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ, làm hài lòng khách hàng và nâng cao lợi nhuận.

Có mấy loại vấn đề?

Một đứa bé khi sinh ra có hệ thống miễn dịch chưa hoàn thiện và dễ bị nhiễm các căn bệnh khác nhau. Dần dần, với sự chăm sóc của gia đình và sự hoàn thiện của hệ miễn dịch, em bé sẽ khỏe mạnh và ít bị ốm hơn. Trong quá trình trưởng thành và già đi, sẽ có lúc cơ thể đó trải qua các đợt ốm bệnh hoặc tai nạn không ngờ tới, ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống. Cũng cơ thể đó, khi về già sẽ có nhiều khả năng mắc các chứng bệnh của người cao tuổi. Đồ thị trong Hình 5 diễn tả lại quá trình này với dạng hình chữ U. Lúc mới sinh ra, em bé có thể bị ốm đến 6 lần/năm và con số này giảm dần và ổn định ở khoảng 2 lần/năm lúc 20-50 tuổi. Tuy nhiên, cũng có những năm số lần mắc bệnh tăng cao do một đại dịch nào đó (cảm cúm chẳng hạn), như năm 39 tuổi ở trong hình. Giai đoạn sau 50 tuổi chứng kiến sự gia tăng của bệnh tật qua từng năm và đạt cao nhất ở khoảng 80 tuổi. Đây là một ví dụ điển hình, vì thế những trường hợp đặc biệt sống thọ hơn hoặc yểu hơn chúng ta sẽ bỏ qua.

Khi xem xét vòng đời của một doanh nghiệp, ta sẽ thấy nó khá giống với vòng đời của một con người. (Hình 6) Khi doanh nghiệp còn non trẻ, nó sẽ phải đối mặt với rất nhiều thử thách để sinh tồn. Thử thách này có thể quy thành sự lãng phí trong việc sử dụng không hợp lý các nguồn lực của doanh nghiệp như vốn, con người, thời gian. Khi doanh nghiệp biết cách học hỏi và cải tiến, các lãng phí sẽ giảm đáng kể và doanh nghiệp tiến đến trạng thái “sung sức”, sản phẩm có giá thành tốt, chất lượng cao và cạnh tranh được với các đối thủ. Tuy nhiên, cũng có lúc, có những vấn đề không lường trước được xảy ra như máy móc hỏng ngoài dự kiến, thảm họa thiên nhiên, tai nạn lao động ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất. Những biến cố này chính là những điểm nhô lên trong đồ thị. Và khi một doanh nghiệp không tiếp tục sáng tạo và đổi mới, chi phí do lãng phí ngày càng tăng và doanh nghiệp có thể sẽ rơi vào trạng thái nguy hiểm ở cuối đồ thị. Đó là khi doanh nghiệp phải phá sản, đóng cửa. Tuy nhiên, khác với con người, thời gian sống của doanh nghiệp có thể là 10 năm, có thể là 100 năm, thậm chí 200 năm chứ không phải 80 năm như con người.